Ochrana osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

WOLIP s.r.o.
IČO: 05601673
DIČ: CZ05601673
Sídlo: tř. Kosmonautů 1288/1, 779 00 Olomouc
Telefon: +420 602 285 866, +420 602 570 778
E-mail: wolip@wolip.cz
Web: www.wolip.cz

Společnost WOLIP s.r.o. (dále jen „my“ nebo „společnost“) vystupuje jako správce osobních údajů.

V tomto dokumentu vás informujeme o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, komu je můžeme zpřístupnit, jak dlouho je uchováváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími platnými právními předpisy.

1. Rozsah a účel zpracování osobních údajů

Můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• kontaktní údaje, zejména e-mail a telefon,
• adresu bydliště,
• údaje uvedené v životopise,
• údaje o vzdělání, kvalifikaci a pracovních zkušenostech,
• jazykové znalosti, odborné dovednosti a oprávnění,
• informace, které nám sdělíte během telefonického nebo osobního rozhovoru,
• dokumenty, fotografie a další přílohy, které nám poskytnete,
• další údaje, které nám sami dobrovolně sdělíte.

Osobní údaje zpracováváme zejména pro následující účely:

• zprostředkování zaměstnání,
• zařazení do výběrového řízení,
• posouzení předpokladů pro konkrétní pracovní pozici,
• komunikace s kandidátem v průběhu výběrového řízení,
• předání údajů potenciálnímu zaměstnavateli,
• nabídnutí dalších vhodných pracovních příležitostí, pokud k tomu máme odpovídající právní důvod,
• odpověď na dotazy a poptávky,
• poskytování našich služeb a plnění smluvních závazků,
• ochrana našich práv a oprávněných zájmů,
• plnění zákonných povinností,
• zasílání obchodních sdělení, pokud jste k tomu udělili souhlas nebo jsou splněny jiné zákonné podmínky.
• Právním základem zpracování osobních údajů může být podle konkrétní situace zejména váš souhlas, plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením, plnění právní povinnosti nebo náš oprávněný zájem.

2. Zpracování údajů uchazečů o zaměstnání

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání získáváme zejména prostřednictvím:

• e-mailu,
• online formulářů,
• pracovních portálů,
• profesních a sociálních sítí,
• telefonické nebo osobní komunikace,
• životopisů a dalších dokumentů zaslaných kandidátem,
• doporučení nebo veřejně dostupných profesních zdrojů.

Osobní údaje používáme zejména pro účely výběrových řízení, komunikace s kandidáty a zprostředkování zaměstnání.

Předávání údajů potenciálním zaměstnavatelům

Údaje uchazečů můžeme za účelem zprostředkování zaměstnání předávat potenciálním zaměstnavatelům.

Před předáním osobních údajů vždy posuzujeme účel a nezbytný rozsah předávaných informací. Osobní údaje neposkytujeme jiným subjektům bez odpovídajícího právního důvodu.

Pokud kandidát poskytne souhlas s uchováním osobních údajů pro účely dalších pracovních příležitostí, můžeme jej kontaktovat také v souvislosti s jinou pracovní pozicí, která by mohla odpovídat jeho zkušenostem a požadavkům.

Používání umělé inteligence v náborovém procesu

V rámci náborového procesu můžeme používat nástroje využívající umělou inteligenci jako podpůrnou pomůcku pro administrativní, organizační, analytické a obsahové činnosti.

Nástroje umělé inteligence můžeme využívat zejména pro:

• úpravu a sjednocení formátu životopisu,
• strukturování informací uvedených v životopise nebo jiných podkladech,
• přípravu pracovních poznámek a podkladů,
• tvorbu návrhů textů a komunikace,
• překlady náborových dokumentů,
• administrativní zpracování informací,
• vyhledávání potenciálně relevantních profesních profilů.
• Umělá inteligence ve WOLIP nerozhoduje samostatně o přijetí, odmítnutí ani dalším postupu kandidáta.

Nepoužíváme plně automatizované rozhodování, které by bez lidského posouzení určovalo, zda kandidát postoupí ve výběrovém řízení, bude doporučen zaměstnavateli nebo bude ze řízení vyřazen.

Každý profil a životopis posuzuje recruiter. Výstupy vytvořené nebo zpracované pomocí nástrojů umělé inteligence podléhají lidské kontrole. Konečné rozhodnutí vždy přijímá člověk – pracovník společnosti WOLIP s.r.o. nebo příslušný zaměstnavatel.

Umělá inteligence nesmí vytvářet nebo doplňovat informace o kandidátovi, které kandidát neuvedl nebo které nevyplývají z poskytnutých podkladů.

Pokud bychom v konkrétním výběrovém řízení použili systém umělé inteligence, který by se významně podílel na hodnocení, třídění, bodování nebo doporučování kandidátů, budeme kandidáta o jeho použití předem informovat.

Kandidátovi v takovém případě sdělíme zejména:

• za jakým účelem je systém používán,
• jakou úlohu má v náborovém procesu,
• jakým způsobem je zajištěna lidská kontrola,
• na koho se může obrátit s dotazem nebo žádostí o lidské posouzení.

Při využívání nástrojů umělé inteligence zpracováváme osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní pracovní úkol. Na osobní údaje zpracovávané pomocí těchto nástrojů se vztahují stejná pravidla ochrany, zabezpečení, účelového omezení a doby uchovávání jako na ostatní osobní údaje kandidátů.

3. Používání cookies

Na našich webových stránkách můžeme používat následující druhy souborů cookies:

• Technické cookies – jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek.
• Analytické cookies – pomáhají nám měřit návštěvnost a vyhodnocovat používání webových stránek, například prostřednictvím služby Google Analytics.
• Marketingové cookies – mohou být používány pro zobrazování a vyhodnocování reklamního obsahu.

Cookies, které nejsou nezbytné pro fungování webových stránek, používáme pouze na základě vašeho souhlasu.

Při první návštěvě webových stránek vás informujeme o používání cookies a nabízíme vám možnost nastavit jejich používání. Svůj souhlas můžete následně změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na našich webových stránkách.

Nastavení cookies můžete upravit také ve svém internetovém prohlížeči. Omezení některých cookies však může ovlivnit správné fungování webových stránek.

4. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

• potenciálním zaměstnavatelům,
• poskytovatelům náborových a databázových systémů,
• poskytovatelům hostingu a dalších IT služeb,
• poskytovatelům cloudových a komunikačních služeb,
• poskytovatelům nástrojů umělé inteligence a dalších digitálních služeb, pokud jsou tyto nástroje využity při zpracování náborových nebo jiných pracovních podkladů,
• externí účetní společnosti,
• právním, daňovým a dalším odborným poradcům,
• orgánům veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis,
• dalším smluvním partnerům a zpracovatelům, pokud je jejich zapojení nezbytné pro poskytování našich služeb.

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a za podmínek odpovídajících právním předpisům na ochranu osobních údajů.

Při výběru poskytovatelů technologií a dalších služeb posuzujeme způsob zabezpečení osobních údajů a podmínky jejich zpracování. Pokud poskytovatel vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, je zpracování upraveno odpovídajícím smluvním vztahem.

Někteří poskytovatelé digitálních, cloudových nebo technologických služeb mohou sídlit nebo zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě dbáme na to, aby předávání probíhalo v souladu s GDPR a aby byla použita odpovídající právní a bezpečnostní opatření.

5. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme:

• po dobu trvání konkrétního výběrového řízení,
• nejdéle šest měsíců po ukončení výběrového řízení, pokud nemáme jiný právní důvod pro jejich další uchování,
• po delší dobu, pokud nám kandidát udělí souhlas s uchováním údajů pro účely dalších pracovních nabídek,
• po dobu nezbytnou pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů,
• po dobu stanovenou právními předpisy, pokud se na konkrétní údaje vztahuje zákonná archivační povinnost.

Osobní údaje související se smluvními, účetními nebo daňovými doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely dalších pracovních nabídek nebo zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odvolat.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

6. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je chránit osobní údaje před:

• neoprávněným přístupem,
• zneužitím,
• ztrátou,
• poškozením,
• neoprávněnou změnou,
• zveřejněním nebo jiným neoprávněným zpracováním.

Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné osoby, které tyto údaje potřebují pro výkon své práce nebo poskytování sjednaných služeb.

Přijatá bezpečnostní opatření pravidelně kontrolujeme a podle potřeby aktualizujeme s ohledem na charakter zpracovávaných údajů, používané technologie a možná rizika.

7. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

• získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje,
• požádat o přístup ke svým osobním údajům,
• požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požádat o výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné nebo jsou splněny jiné zákonné podmínky,
• požádat o omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• požádat o přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů,
• získat informaci o tom, zda a jak byly v rámci vašeho výběrového řízení použity nástroje umělé inteligence,
• požádat o lidské posouzení, pokud by se na rozhodování významně podílel automatizovaný systém,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
• Pro uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat na e-mailu:

wolip@wolip.cz

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost, abychom zabránili neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů.

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení právních předpisů, můžete se obrátit na:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

8. Změny zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, zejména v souvislosti se změnami právních předpisů, našich služeb, používaných technologií nebo způsobu zpracování osobních údajů.

Aktuální znění zásad je vždy zveřejněno na webových stránkách www.wolip.cz.

9. Účinnost

Tyto zásady jsou platné a účinné od 25. 5. 2018.

Naposledy aktualizováno dne 28. 7. 2026.